Документы, для которых не допускается факсимильная подпись
Использование факсимиле на документах вместо собственноручной подписи разрешается гражданским законодательством во многих случаях. Если у руководителя или ответственного лица нет возможности лично подписывать каждый документ, он может уполномочить подчинённого использовать свою подпись. При этом необходимо заключить письменное соглашение с контрагентом, который должен подтвердить своё разрешение на использование оттиска.
Также необходимо прописать перечень документов, на которых может быть использована факсимильная подпись, в стандартах предприятия. В инструкции указывается круг лиц, которые несут ответственность за использование факсимиле руководителя, а также предусматривается материальная или иная ответственность за неправомерное применение оттиска. Если юристы компании грамотно составят данную инструкцию, то возможно наказать виновного в подделке документов в случае причинения им материального ущерба.
Список документов
Однако существует ряд документов, которые требуют настоящей собственноручной подписи, и для их заверения факсимиле не будет иметь юридической силы. В этот список входят следующие разновидности документов:
- бухгалтерская отчётность;
- платёжные документы и вексели;
- официальные запросы в любые госорганы;
- доверенности всех видов;
- банковские карточки, на которых требуется оразец подписи.
Если вы собираетесь заказать факсимиле, учитывайте, какие документы вы собираетесь подписывать таким образом. Самые безопасные из них – различные копии, поздравительные открытки, грамоты и письма. Однако, синий штамп на поздравлении с днем рождения вместо личной подписи руководителя способен испортить настроение даже самому стойкому работнику.
Меры безопасности
Факсимиле необходимо изготовить в единственном экземпляре и тщательно проследить, чтобы копий не осталось в компании производителе. Хранить печать лучше в сейфе, к которому имеет доступ только секретарь или доверенный работник. Ни в коем случае не передавайте изделие в руки посторонним.